Erst einmal ein paar einführende Worte: Vergessen Sie alles darüber!

Die meisten Menschen sind den ganzen Tag beschäftigt mit “wichtigen” Dingen. Abends fragt man sich dann oft, was man den ganzen Tag gemacht hat - und weiß nur, dass man unheimlich beschäftigt war und nicht mal gescheit zum Denken kam. Wenn Sie das kennen, dann sollten Sie weiterlesen.

“Beschäftigt zu sein” ist oft eine Ausrede dafür, nicht die paar wichtigen Dinge zu tun, die uns wirklich weiter brächten. Diese Dinge sind oft unbequem, erfordern Mut, ein wenig Recherche vielleicht etc. Stattdessen nutzen wir endlose Möglichkeiten, uns “sinnvoll” zu beschäftigen. Wir sortieren Outlook Kontakte, beantworten und schreiben x-mal am Tag Mails, ordnen die endlosen Mails in eine ausgearbeitete Ordnerstruktur ein - und verlieren trotzdem die Übersicht.

Es gibt eine bessere Möglichkeit. Und der Weg dahin ist nicht so schwer, wie man denken möchte. Heute und in den nächsten beiden Beiträgen werden wir einige grundlegende Themen Ihres neuen Zeitmanagements besprechen. Ich praktiziere es seit einiger Zeit selbst - und es hilft enorm bei der Steigerung meiner persönlichen Produktivität.

Das hier Gesagte gilt übrigens sowohl für Unternehmer als auch für Angestellte. Im letzteren Fall hilft es allerdings deutlich, wenn es eine Art “Zielvereinbarung” mit dem Chef gibt, eine definierte Erwartung, welche an das Ergebnis Ihrer Position gestellt wird. Sonst passiert es Ihnen höchstwahrscheinlich, dass mit gesteigerter Produktivität einfach noch mehr von Ihnen verlangt wird…

Vor zwei Wochen wurde das Thema bereits angesprochen: Es geht um Eliminierung von nicht zielführenden Zeitfressern.

Fangen wir aber heute zunächst einmal mit zwei Definitionen an, bevor wir das Thema der Eliminierung näher betrachten: Effektivität und Effizienz

• Effektivität = die Dinge tun, die Sie näher an Ihr Ziel bringen
• Effizienz = gut bei der Erledigung einer Aufgabe oder Tätigkeit zu sein (egal ob diese Tätigkeit wichtig für die Erreichung Ihrer Ziele ist)

Der Knackpunkt liegt hier ganz deutlich bei dem, was in Klammern steht. Man kann sehr effizient in der Erledigung bestimmter Aufgaben sein, ist damit aber noch lange nicht effektiv.

Angenommen Sie sind im Vertrieb und müssen eine Liste nutzloser Kontakte abtelefonieren, dann ist das effizient, wenn Sie die durch haben. Gut gemacht! Effektiv wäre aber, nach einer gewissen Zeit dem Chef zu sagen, dass die Trefferquote nichts taugt - und dann etwas anderes zu versuchen, das vielleicht mehr bringt.

Wenn Sie 30 mal am Tag Ihre E-Mails checken, sofort beantworten und in Ihrem fein ausgearbeiteten Ordnersystem ablegen, sind Sie zwar sehr effizient, aber wahrscheinlich nicht effektiv. Machen Sie das aber ein- oder zweimal am Tag, dann können Sie bestimmte Themen des gleichen Absender zusammenfassen (-> alles wird übersichtlicher). Sie werden außerdem nicht laufend von anderen Tätigkeiten abgelenkt und gewinnen per Saldo Zeit.

Schauen Sie selbst, wo bei Ihnen Eliminierungsbedarf besteht. Oder wo Sie Möglichkeiten haben, Aufgaben zusammenzufassen und dadurch freie Zeit zu gewinnen.

Und jetzt hie noch zwei Aussagen, die ich, wie die obigen Anregungen aus einem Buch des amerikanischen Autors Tim Ferris habe:

1. Etwas Unwichtiges gut zu tun, macht es nicht wichtig!
2. Eine Aufgabe wird nicht dadurch wichtig, dass sie zeitaufwändig ist

Das reicht für die erste Woche. Nächste Woche reden wir ein wenig über Herrn Pareto.

Eine schöne Woche

Stefan Picard

Nachdem Sie sich nun bestimmt Gedanken darüber gemacht haben, was Sie alles NICHT mehr tun sollten (Achtung: jeden Tag kommen neue “Anforderungen”), gibt es hier ein paar Tipps, wie man zeitsparend und effizienzsteigernd delegiert:

Als erstes ist einmal wichtig, welche Aufgaben man delegiert. Periodisch wiederkehrende Aufgaben eigenen sich dazu ebenso, wie zeitintensive Recherchen, Analysen, Zusammenstellungen verschiedener Fakten etc.

Hier meine Tipps:

1. Geben Sie keine Lizenz zum Zeit verschwenden, d.h. setzen sie klare und kurze Ziele für die Dauer der Aufgabe. Setzen Sie eventuell Zwischenziele für Zwischenergebnisse, damit sie sehen, ob die Aufgabenlösung sich in Ihrem Sinne entwickelt. Nach Erreichen der Zwischenziele kann man dann weitere Zeiten definieren
2. Setzen Sie klare Zeitziele für das Ende der Aufgabe: viele von uns funktionieren erst dann, wenn ein gewisser Zeitdruck entsteht. Außerdem  bewahrt Zeitdruck davor, sich in allen möglichen Verästelungen einer Aufgabe zu bewegen
3. Geben Sie einer Person nicht zu viele Ziele auf einmal und setzen Sie eine Prioritätenliste, damit der/die Mitarbeiter wissen, was zuerst zu erledigen ist
4. Lassen Sie die gestellte Aufgabe durch den Aufgabenempfänger in seinen Worten wiederholen. Das macht Ihnen deutlich, wo eventuell Verständnisprobleme entstanden sind.

Es macht etwas mehr Arbeit im Vorfeld, weil man selbst genauer nachdenken muss. Auf Dauer sparen Sie damit aber Zeit. Zeit, die Sie für sich oder andere Businessaufgaben nutzen können.

Cheerio/Stefan Picard

Ein paar nützliche Tipps gegen den  täglichen Bürowahnsinn und wie man damit fertig wird, gibt der kanadische Psychologe Dr. Albert J. Bernstein in seinen Büchern mit so schönen Titeln wie: “Dinosaur Brains” (Dinsoaurier Hirne), “Neanderthals at Work” (Neanderthaler bei der Arbeit) oder “How to deal with emotionally explosive People” (Wie man mit emotional exlposiven Menschen umgeht).

Ein paar Beispiele:

Der Chef macht Sie nach einem Fehler richtig runter”

1. Nicht diskutieren oder rechtfertigen und sofort alle Fehler einräumen
2. Fragen, was Sie nun tun können, um den Fehler aus der Welt zu bringen, damit er wieder nach vorne blickt (Aus meiner Sicht noch besser wäre, selbst einen Vorschlag zu machen, damit er sieht, dass ich mitdenke)

Kollegen belasten Sie mit persönlichen Prolemen (Scheidung, Geldsorgen etc.)

1. Bemühen Sie sich nicht, das Selbstwertgefühl anderer zu steigern
2. Die Frage: “was wirst Du dagegen tun?” kürzt einiges Jammern ab

Ein Vorgesetzter ist ein Kontrollfreak, der Sie laufend korrigiert, kontrolliert etc.

1. Nicht auf die eigene Wut achten
2. Erkennen, dass Kontrollfreaks aus Angst heraus handeln - und wenn es die vor dem Chef ist
3. Alle Anweisungen wörtlich notieren (was, wann, wie)
4. Bericht erstatten, auch wenn Sie nicht darum gebeten wurden
5. Bei Änderungswünschen auf Ihre Notizen verweisen

Der Chef ist ein Tyrann, demütigt Sie und andere Mitarbeiter

1. Gehen Sie davon aus, dass er sich nicht ändern wird
2. Auf keinen Fall reizen, indem Sie längere Pausen machen, zu spät kommen etc.
3. Ruhig bleiben, Augenkontakt behalten und nicht rechtfertigen
4. Unentbehrlich werden, z. Bsp. durch Fortbildung auf einem Spezialgebiet
5. Aufzeichnungen über alle Vorfälle machen - als Realitätscheck und Beweis

Generell gilt: Im Streit ist derjenige der Sieger, der am ruhigsten bleibt. Die beste Losung ist nicht schreien etc., sondern zuhören und dann mit einer Gegenfrage kontern. Allerdings muss die dann passen.

Weitere Tipps gibt es HIER

Diese Strategien geben nicht in vollem Umfang meine eigene Meinung wieder

Viele Grüße/Stefan Picard

Die meisten Buddhismus Studenten wissen, daß die Meditation nicht nur bei den täglichen formalen Übungen geschieht.

Aber  den Geist der Meditation aus unserem Zendo in die tägliche Arbeit mitzunehmen ist nicht immer einfach.

Ich möchte mit Ihnen hier eine Methode teilen, die dabei helfen kann. Es ist eine Übung, die in vielen Buddhismusschulen  als “Aufmerksamkeitstraining”, “Arbeitsmeditation” oder “jede Minute Meditation” bekannt ist. Sie wurde mir per E-Mail zugeschickt und ich halte sie für erfolgversprechend.

Diese Methode kann man in 5 Schritten zusammenfassen:

1. Konzentriere Dich auf jeweils eine Sache

2. Widme Deine Aufmerksamkeit der Sache, die Du tust

3. Wenn Dein Geist woanders hin wandert, hole ihn zurück

4. Wiederhole Schritt 3 ein paar hunderttausendmal

5. Aber wenn Dein Geist immer wieder zu gleichen Sache wandert, halte für eine Minute an; vielleicht möchte er Dir etwas wichtiges sagen

Das ist alles. Es ist unglaublich leicht und erfordert nur den Willen, es mit etwas Beharrlichkeit zu tun.

Ich werde es ab sofort ausprobieren.

Viel Erfolg und eine schöne Woche

Stefan Picard

(Danke Angi)

Delegationskiller 1–3

Gibt es Aufgaben, die Sie selbst erledigen, weil …

… Sie selbst diese Aufgaben am besten/schnellsten erledigen? Denken Sie daran: Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter sind Ihr Kapital. Versuchen Sie jemanden zu finden, den Sie so ausbilden können, dass er die Aufgaben gut erledigt.

… Sie diese Aufgaben schon immer selbst erledigt haben? Typischer Fall: Sie werden befördert und bekommen einen anderen Tätigkeitsbereich, erledigen aber weiterhin alte Aufgaben mit. Denken Sie daran: Nur indem Sie Verantwortung abgeben, lassen Sie Mitarbeitern den Raum, sich so zu entwickeln, wie auch Sie sich entwickelt haben.

… die Aufgaben zu komplex sind, um sie zu delegieren? Suchen Sie in solchen Fällen nach Teilaufgaben, die Sie weitergeben können. Beispiel Bericht/Memo: Diktieren Sie Ideen oder eine Rohfassung auf Band, und delegieren Sie die Erstellung, Überarbeitung bzw. den letzten Schliff. Beispiel Projekt: Segmentieren Sie ein Projekt in einzelne Teilaufgaben, die Sie dann delegieren. Beispiel Recherche: Lassen Sie von Mitarbeitern Informationen sammeln, auswerten oder zusammenfassen. Auch sinnvoll, um Lektürestapel abzubauen!

Delegationskiller 4–7

Gibt es Aufgaben, die Sie selbst erledigen, weil …

… die Aufgaben so „nebensächlich“ sind, dass sich die Mühe nicht lohnt? Gerade Nebensächliches sollten Sie delegieren! Schaffen Sie Routinen, die das eigentliche Delegieren vereinfachen. Vereinbaren Sie z. B. mit Ihren Mitarbeitern/Ihrer Assistenz Standard-Delegationshinweise (wie „zur Rücksprache“, „Anruf“, „Fax“, „erl. bis zum …“).

… die Aufgaben schon so lange liegen und es fürs Delegieren zu spät ist? Etablieren Sie einen Delegations-Check: Überprüfen Sie jede Aufgabe, wenn Sie auf Ihrem Schreibtisch landet, auf ihre Delegierbarkeit.

… ohnehin Sie derjenige sind, der eine Entscheidung treffen muss? In solchen Fällen können Sie sich jedoch Ideen und Empfehlungen zur Bearbeitung besorgen. Machen Sie es außerdem zur Routine, dass Ihre Mitarbeiter keine Anfragen ohne einen Lösungsvorschlag an Sie weitergeben.

… Sie niemanden sonst kennen, der diese Aufgaben erledigen könnte? Wenn die Aufgabe nicht in Ihren Kernkompetenzbereich fällt: Suchen Sie sich außer Haus einen Spezialisten.

Schon wieder steht der hilflose Kollege vor Ihnen: „Können Sie mir noch mal helfen?“ Sie seufzen. Er braucht Sie, aber eigentlich müssten Sie dringend weiterarbeiten. Sie ärgern sich, weil Sie gerade so schön im Fluss gewesen waren. Eines der wichtigsten Themen für Ihr persönliches Zeitmanagement: Wie können Sie sich und Ihrer Arbeit treu bleiben, ohne Ihre Mitmenschen vor den Kopf zu stoßen?

Tagesplan
Schreiben Sie bereits am Morgen auf, was Sie an diesem Tag erreichen möchten. Am Schluss streichen Sie mindestens 1 Punkt, denn nur dann ist Ihre Liste realistisch. Notieren Sie für jedes Projekt ein grobes Zeitfenster: Rechnungen schreiben am Vormittag, Waschmaschine reparieren am frühen Nachmittag. Mit einem solchen Tageskonzept sind Sie weniger ablenkbar.
Tipp: Sie dürfen mit diesen Tageszielen gegenüber Ihren Unterbrechern auch argumentieren: „Ich möchte heute unbedingt diesen Stoß erledigen. Das hat jetzt Vorrang!“

Schotten dicht
Es gibt verschiedene Pforten, durch die Sie zu erreichen sind – und alle bergen potenzielle Ablenkung.
Tipp: Schließen Sie Ihre Tür und heften Sie einen freundlichen Zettel daran: „Bitte nicht stören – ab 14 Uhr wieder.“ Lehnen Sie die Tür nur an, dann bedeutet das, dass man Sie in dringenden Fällen doch besuchen darf. Probieren Sie die automatische E-Mail-Beantwortung Ihres Mail-Programms und erklären Sie, dass Sie morgen gerne wieder alle Mails beantworten werden. Leiten Sie Ihre Anrufe auf Kollegen um oder sagen Sie per Anrufbeantworter: „Bin ab 14 Uhr zu erreichen.“

Kooperative Kommunikation
Sprechen Sie mit allen potenziellen Störern über Ihre Vorgehensweise. Stellen Sie klar, dass sie nicht persönlich gemeint sind, sondern dass Sie Ihre Arbeit gut erledigen möchten und Ihre effektivste Phase (z. B. der Vormittag) Ihnen sehr wertvoll ist.
Tipp: Vereinbaren Sie mit Kollegen (beim Arbeiten zu Hause mit den Familienmitgliedern), dass Sie zu bestimmten Zeiten nicht erreichbar sind, z. B. von 9 bis 12 Uhr. Als Schüler oder Student kann man sich vor entscheidenden Prüfungen auch einmal für 2 Wochen von seinen Freunden abmelden. Besuchen Sie in selbst gewählten Pausen von sich aus Ihre Freunde oder Kollegen für kurze Treffen. Damit kommen Sie dem Grund für viele „Störungen“ entgegen: dem instinktiven Wunsch, sich des Zusammenhalts zu vergewissern.

Schnell-Check
Allen Vorbeugungsmaßnahmen zum Trotz steckt natürlich doch irgendwann mal ein Kollege den Kopf zur Tür herein …
Tipp: Fragen Sie direkt und 3fach:Muss es wirklich sofort, muss es wirklich von mir und muss es überhaupt erledigt werden? Falls es ein wichtiges Anliegen bleibt, bieten Sie von sich aus einen Termin an und wenden sich wieder Ihrer Arbeit zu.

Trick aus der Gehirnforschung: Der blaue Würfel
Selbst wenn kein Kollege Sie unterbricht – dann machen Sie es manchmal selbst, indem Sie sich von allem Möglichen ablenken lassen.
Tipp: Wechseln Sie die Umgebung. Gehen Sie in ein anderes Zimmer oder mit dem Laptop in den Park. Ist das nicht möglich, überlisten Sie sich mental: Stellen Sie sich vor, Sie wären von einem durchsichtigen, blau schimmernden Würfel umgeben, der alle Störungen von außen abhält. Im klaren blauen Licht können Sie Ihre Aufmerksamkeit in zauberhafter Weise auf Ihre Aufgabe im Würfelinneren fokussieren. Ein Versuch lohnt sich allemal..

Entdecken Sie Ihr natürliches Organisationstalent

Sie müssen privat oder beruflich eine größere Sache in Angriff nehmen, sind aber in Sachen Projektplanung ein Laie? Oder Sie sind unzufrieden mit den Ergebnissen aufwändiger Planungssitzungen? Der Management-Berater David Allen hat eine gute Nachricht: „Es gibt eine produktive Art, über Projekte, Situationen und Themen nachzudenken, mit der sich bei minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand maximale Ergebnisse erzielen lassen. Zufällig ist das genau die Art, wie wir von Natur aus denken und planen.“

Im Großen wie im Kleinen

Nach Allen können Sie größere Projekte – sei es ein privates Fest, eine Produktneuentwicklung oder die Teambildung in Ihrer Abteilung – nach demselben Schema planen, nach dem Sie mehr oder minder unbewusst in alltäglichen Situationen vorgehen, etwa wenn Sie zum Essen ausgehen möchten. Hier die zentralen 5 Planungsschritte mit ihren jewiligen Kernfragen.

1. Schritt: Zweck und Grundsätze festlegen
„Wozu?“ Ein klares Ziel, das Sie stets im Auge behalten, motiviert Sie und trägt zu Ihrer Konzentration auf das Wesentliche bei. Stellen Sie sich vor, über Ihrer Zimmertür im Büro, am Eingang zum Besprechungsraum oder neben Ihrem Telefon wäre ein Plakat angebracht, auf dem in großen Lettern steht: „Wozu?“ Fragen Sie wie Kinder im Warum-Alter mehrfach nach: „Wozu rufe ich Herrn Meckerle an?“ – „Wozu soll er neue Marktforschungsdaten erheben?“ – „Wozu dient der Bericht, den ich auf dieser Basis schreiben soll?“

„Ich würde anderen völlig freie Hand lassen, solange sie …“ Vervollständigen Sie diesen Satz. Damit haben Sie die Grundsätze für Ihr Projekt. Danach wird es Ihnen leichter fallen, mit Ihren Mitarbeitenden die Prioritäten zu klären (steht z. B. Kosteneinhaltung oder Termintreue an 1. Stelle?).

2. Ergebnis geistig vorwegnehmen
„Wie wird das Projekt aussehen, wenn es fertig ist?“ Fragen Sie nicht nach einer nüchternen Zieldefinition (in Zahlen), sondern nach einer Vision (in Bildern und Erlebnissen). Nehmen Sie in Ihrer Fantasie den erfolgreichen Abschluss des Projekts vorweg. Welche Situation entsteht vor Ihren Augen? Worüber sind Sie besonders glücklich? Welche Ergebnisse finden das Lob Ihres Chefs, Ihres Kunden, Ihrer Familie? Die bildhafte Vorstellung des Ziels motiviert und bringt kreative Denkprozesse für den Weg dorthin in Gang.

3. Brainstorming
„Wie komme ich zu meinem Ziel?“ Die Schritte zum Erfolg stecken in Ihrem Inneren und in den Köpfen Ihres Teams. Sie müssen nur wagen, sie zu denken. Halten Sie Ihre spontanen Eingebungen dazu schriftlich fest. Zensieren Sie sich und andere nicht dabei, sonst gehen Ihnen die besten Einfälle durch die Lappen. Solange Sie Ihr Ziel (Punkt 1) vor Augen haben, bleiben Sie von selbst am Projekt dran. Tauchen dennoch Gedanken zu anderen Themen auf, notieren Sie diese separat.

4. Organisieren
„Was ist wann zu tun?“ Strukturieren Sie die Ergebnisse Ihres Brainstormings auf Papier oder mit einer Planungs- Software. Damit Sie sich bei der Durchführung nicht verzetteln, markieren Sie in Ihrer Ablaufdarstellung die entscheidenden Elemente.

5. Nächste Schritte bestimmen
„Was steht jetzt an?“ Stellen Sie sich und anderen diese Frage immer wieder! So bleibt Ihre Planung konkret und verbindlich.

Tipp: Tauchen im Verlauf eines Projekts Schwierigkeiten auf, orten Sie, an welchem der 5 Planungsschritte es hakt. Gibt es viel „Action“, aber das Ziel wurde aus den Augen verloren (Punkt 1)? Ist das Ideen-Inventar aus dem Brainstorming noch nicht reichhaltig genug (Punkt 3)? Mangelt es an Struktur (Punkt 4)? Gehen Sie den betreffenden Punkt nochmals an – und staunen Sie am Ziel, wie elegant das doch letztlich lief.

aus David Allen, Wie ich die Dinge geregelt kriege. Piper Verlag, München/Zürich 2005. ISBN 3-492-24060-7. 9,90 €.

Hat Ihr Sofatisch seine Bestimmung als Papierablage gefunden? Fallen die Magneten an Ihrer Kühlschranktür vor lauter Überlastung herunter? Bringen Sie Bücherkisten in den Keller, um im Regal ungelesene Zeitschriften zu stapeln? Die meisten Menschen sind davon genervt, dass sich unendlich viel Papier bei ihnen ansammelt, sie aber bei Bedarf trotzdem (oder gerade deshalb?) nicht die gewünschten Informationen finden. Mit diesen 4 Es machen Sie’s besser:

So bezwingen Sie Ihre Papierberge mit der 4 E-Methode:

Entlasten
Holen Sie sich so manches Gedrucktes gar nicht erst ins Haus. Gegen Werbeblättchen und nicht persönlich an Sie adressierte Werbebriefe hilft ein „Werbung – nein danke!“-Aufkleber auf Ihrem Briefkasten.

Bestellen Sie Versandhandel-Kataloge ab, die Sie nur flüchtig durchblättern: Bei Bedarf können Sie jederzeit wieder einen Katalog anfordern oder sehen sich das Warenangebot im Internet an. Wenn Sie Telefon- und Handyrechnungen nur in Ausnahmefällen schriftlich benötigen, können Sie die auf online umstellen.

Erledigen
Etliches herum(f)liegendes Papier hat nur 1 Zweck: Sie an eine Aufgabe zu erinnern. Erledigen Sie Kleinigkeiten daher möglichst gleich. Wenn Sie eine Rechnung sofort überweisen, kann das Papier in Ihren Bankordner – und sie liegt nicht mehr herum. Lesen Sie Zeitschriften, die für Sie ein Muss sind, innerhalb von 1 oder 2 Tagen.

Bündeln Sie die Termine Ihrer Familienmitglieder in einem für alle zugänglichen Familienplaner – Schluss mit dem unüberblickbaren Zettelwust an Pinnwand oder Kühlschrank.Notieren Sie Veranstaltungen, für die Sie sich noch nicht fest entschieden haben, ebenfalls im Familienplaner (mit Fragezeichen).

Ein Stapel (statt vieler)

Lagern Sie Zeitschriften, die Sie „bei Gelegenheit“ lesen und dann wegwerfen möchten, in einem nach oben begrenzten Regalfach. Sobald dort kein Platz mehr ist, müssen Sie handeln: Werfen Sie die unterste Schicht ungelesen weg oder ziehen Sie sich mit dem Packen zum Lesen zurück. Manche Leute tun das gern auf dem stillen Örtchen. Platzieren Sie dort einen Zeitschriftenständer, den Sie wöchentlich neu bestücken.

Gewöhnen Sie sich an, vor S-Bahn-Fahrten, Bahnreisen oder absehbaren Wartezeiten (beim Arzt) etwas aus dem „zu lesen“- Stapel mitzunehmen.

Einordnen
Geben Sie allem Papier, das Sie aufbewahren müssen, einen dauerhaften Aufenthaltsort.

Für den jederzeitigen Zugriff: Eine Hängeregistratur ist der beste Ersatz für Ihre bisherigen Stapel. Besonders effizient ist ein Hängeordner für Termine. Dort hinein kommt alles, was Sie oder andere Familienmitglieder zu bestimmten Terminen benötigen: Konzertkarten, Ideen für Ausflüge, Tagungsunterlagen usw. Anregungen für weitere Hängeordner: Finanzen, ehrenamtliche Tätigkeiten, unbeantwortete Briefe, Gesundheit, Freizeit, Stammbaum- Recherche, gefundene simplify-Ideen etc. Vermeiden Sie ominöse Allzweckordner à la „Verschiedenes“.

Fürs Archiv: Der Inhalt von Hängeordnern, auf die Sie nur noch selten zugreifen, wandert in beschriftete Stehsammler oder Leitz-Ordner. Ganz wichtig: immer mit Registerblättern klar unterteilen, sonst wird ein Ordner zum Datengrab!

Mehr zum Thema und weitere Gratisdownloads finden Sie auf der Internetseite fuerimmeraufgeraeumt.de

Chronische Unordnung? Mit diesen „7 Aufräum-Prinzipien“ werden Sie wieder Herr der Lage

Unübersichtliche Papier- oder PCAblage, unsortierte Belege, Stapel, Unordnung, Haufen – und dazu ein ständig schlechtes Gewissen, weil Sie den Überblick verloren haben …

Wenn dieses „Bürogespenst“ bei Ihnen zu Gast ist, dann verjagen Sie es mithilfe der folgenden Aufräum- Prinzipien.

1. Das Scheibchen-Prinzip: Handhabbare Portionen schaffen

Zerlegen Sie Ihre Vorhaben in ungefährliche und überschaubare Teilziele. Statt „Ich muss das mal alles aufräumen“ sagen Sie: „Papierablage, Computerablage, Adresspflege – eins nach dem anderen.“

2. „Steter Tropfen …“: Reservieren Sie feste Zeiten

Beginnen Sie mit einem einzigen Bereich, und reservieren Sie dafür einen konkreten Zeitraum. 15 Minuten, eine halbe oder auch eine ganze Stunde täglich – was Sie momentan gerade an Zeit erübrigen können.

Wenn Sie bislang sehr desorganisiert waren, planen Sie jedoch besser in den ersten ein, zwei Wochen täglich mindestens eine halbe Stunde für diese Arbeiten ein.

3. Gründlichkeit schlägt Schnelligkeit

Starten Sie langsam, und legen Sie Wert auf Qualität, nicht auf Schnelligkeit. Versuchen Sie, diesen einen Bereich, dem Sie sich gerade widmen, wirklich zufrieden stellend und von Grund auf neu zu organisieren. Das heißt auch: Ignorieren Sie ganz bewusst andere „Baustellen“, wenn Sie darauf stoßen.

4. Das Prioritäten-Prinzip: Nehmen Sie die Aufgabe ernst

Sehen Sie Ihr Aufräum-Vorhaben als A-Aufgabe mit hoher Priorität an, und gehen Sie mit Selbstbewusstsein an die Sache heran. Sagen Sie sich:

„Hier und jetzt erledige ich etwas, das sicherstellt, dass ich zukünftig unter optimalen Bedingungen arbeite. Meine übergeordneten Ziele dabei sind also:

- den Kopf frei bekommen,
- verringerte Suchzeiten,
- glattere Arbeitsabläufe,
- höhere Effektivität und
- höhere Effektivität und

5. Effekte statt Kosmetik: Nicht nur ordnen, sondern ausmisten!

Begehen Sie nicht den Fehler, nur „Ordnung zu schaffen“ (= vorhandene Gegenstände sauber anzuordnen), statt aufzuräumen (= gründlich auszumisten). Ordnung allein hält maximal ein paar Tage und bringt keine wirkliche Erleichterung.

Nehmen Sie das Beispiel einer Schublade, in der sich so allerhand angesammelt hat: Wenn Sie hier den Inhalt nur hübsch nebeneinander legen bzw. bei Überfüllung übereinander stapeln, haben Sie den alten Zustand ganz schnell wiederhergestellt. Das heißt:

Misten Sie systematisch aus (alles, was Sie nicht wirklich in Gebrauch haben bzw. was beschädigt oder unpraktisch ist),
- lagern Sie um (alles was nicht exakt an diesem Ort sein muss) und
optimieren Sie (bei Schubladen beispielsweise Unterteilungen einrichten, damit der Inhalt nicht immer durcheinander rutscht).

6. Direkt-Prinzip: Nehmen Sie Optimierungen sofort vor

Wenn Sie im Verlauf Ihrer Aufräumarbeiten feststellen, dass beispielsweise Ihre Briefkörbe auch nach dem Putzen nicht durchsichtig sind (was sie früher mal waren) oder schwenkbare Stapelkörbe Ihnen viel Platz auf dem Schreibtisch schenken würden, dann besorgen Sie sich neue – die Investition lohnt sich!

Jede sichtbare Optimierung demonstriert Ihnen den Sinn Ihrer Aufräumaktion und sorgt dafür, dass Sie nicht auf halber Strecke die Lust verlieren („Das schaffe ich ja ohnehin nie!“) und aufgeben.

7. Feiern Sie das Erreichen von Zwischenzielen

Unter gleichen Motivationsgesichtspunkten gilt: Gönnen Sie sich eine Belohnung für jeden erledigten Teilbereich. Genießen Sie die Zuversicht, bei Ihren weiteren Schritten ebenso erfolgreich zu sein.

(Quelle: www.simplify.de, die Internetseite für Ihre Vereinfachung)