Entdecken Sie Ihr natürliches Organisationstalent

Sie müssen privat oder beruflich eine größere Sache in Angriff nehmen, sind aber in Sachen Projektplanung ein Laie? Oder Sie sind unzufrieden mit den Ergebnissen aufwändiger Planungssitzungen? Der Management-Berater David Allen hat eine gute Nachricht: „Es gibt eine produktive Art, über Projekte, Situationen und Themen nachzudenken, mit der sich bei minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand maximale Ergebnisse erzielen lassen. Zufällig ist das genau die Art, wie wir von Natur aus denken und planen.“

Im Großen wie im Kleinen

Nach Allen können Sie größere Projekte – sei es ein privates Fest, eine Produktneuentwicklung oder die Teambildung in Ihrer Abteilung – nach demselben Schema planen, nach dem Sie mehr oder minder unbewusst in alltäglichen Situationen vorgehen, etwa wenn Sie zum Essen ausgehen möchten. Hier die zentralen 5 Planungsschritte mit ihren jewiligen Kernfragen.

1. Schritt: Zweck und Grundsätze festlegen
„Wozu?“ Ein klares Ziel, das Sie stets im Auge behalten, motiviert Sie und trägt zu Ihrer Konzentration auf das Wesentliche bei. Stellen Sie sich vor, über Ihrer Zimmertür im Büro, am Eingang zum Besprechungsraum oder neben Ihrem Telefon wäre ein Plakat angebracht, auf dem in großen Lettern steht: „Wozu?“ Fragen Sie wie Kinder im Warum-Alter mehrfach nach: „Wozu rufe ich Herrn Meckerle an?“ – „Wozu soll er neue Marktforschungsdaten erheben?“ – „Wozu dient der Bericht, den ich auf dieser Basis schreiben soll?“

„Ich würde anderen völlig freie Hand lassen, solange sie …“ Vervollständigen Sie diesen Satz. Damit haben Sie die Grundsätze für Ihr Projekt. Danach wird es Ihnen leichter fallen, mit Ihren Mitarbeitenden die Prioritäten zu klären (steht z. B. Kosteneinhaltung oder Termintreue an 1. Stelle?).

2. Ergebnis geistig vorwegnehmen
„Wie wird das Projekt aussehen, wenn es fertig ist?“ Fragen Sie nicht nach einer nüchternen Zieldefinition (in Zahlen), sondern nach einer Vision (in Bildern und Erlebnissen). Nehmen Sie in Ihrer Fantasie den erfolgreichen Abschluss des Projekts vorweg. Welche Situation entsteht vor Ihren Augen? Worüber sind Sie besonders glücklich? Welche Ergebnisse finden das Lob Ihres Chefs, Ihres Kunden, Ihrer Familie? Die bildhafte Vorstellung des Ziels motiviert und bringt kreative Denkprozesse für den Weg dorthin in Gang.

3. Brainstorming
„Wie komme ich zu meinem Ziel?“ Die Schritte zum Erfolg stecken in Ihrem Inneren und in den Köpfen Ihres Teams. Sie müssen nur wagen, sie zu denken. Halten Sie Ihre spontanen Eingebungen dazu schriftlich fest. Zensieren Sie sich und andere nicht dabei, sonst gehen Ihnen die besten Einfälle durch die Lappen. Solange Sie Ihr Ziel (Punkt 1) vor Augen haben, bleiben Sie von selbst am Projekt dran. Tauchen dennoch Gedanken zu anderen Themen auf, notieren Sie diese separat.

4. Organisieren
„Was ist wann zu tun?“ Strukturieren Sie die Ergebnisse Ihres Brainstormings auf Papier oder mit einer Planungs- Software. Damit Sie sich bei der Durchführung nicht verzetteln, markieren Sie in Ihrer Ablaufdarstellung die entscheidenden Elemente.

5. Nächste Schritte bestimmen
„Was steht jetzt an?“ Stellen Sie sich und anderen diese Frage immer wieder! So bleibt Ihre Planung konkret und verbindlich.

Tipp: Tauchen im Verlauf eines Projekts Schwierigkeiten auf, orten Sie, an welchem der 5 Planungsschritte es hakt. Gibt es viel „Action“, aber das Ziel wurde aus den Augen verloren (Punkt 1)? Ist das Ideen-Inventar aus dem Brainstorming noch nicht reichhaltig genug (Punkt 3)? Mangelt es an Struktur (Punkt 4)? Gehen Sie den betreffenden Punkt nochmals an – und staunen Sie am Ziel, wie elegant das doch letztlich lief.

aus David Allen, Wie ich die Dinge geregelt kriege. Piper Verlag, München/Zürich 2005. ISBN 3-492-24060-7. 9,90 €.