Chronische Unordnung? Mit diesen „7 Aufräum-Prinzipien“ werden Sie wieder Herr der Lage

Unübersichtliche Papier- oder PCAblage, unsortierte Belege, Stapel, Unordnung, Haufen – und dazu ein ständig schlechtes Gewissen, weil Sie den Überblick verloren haben …

Wenn dieses „Bürogespenst“ bei Ihnen zu Gast ist, dann verjagen Sie es mithilfe der folgenden Aufräum- Prinzipien.

1. Das Scheibchen-Prinzip: Handhabbare Portionen schaffen

Zerlegen Sie Ihre Vorhaben in ungefährliche und überschaubare Teilziele. Statt „Ich muss das mal alles aufräumen“ sagen Sie: „Papierablage, Computerablage, Adresspflege – eins nach dem anderen.“

2. „Steter Tropfen …“: Reservieren Sie feste Zeiten

Beginnen Sie mit einem einzigen Bereich, und reservieren Sie dafür einen konkreten Zeitraum. 15 Minuten, eine halbe oder auch eine ganze Stunde täglich – was Sie momentan gerade an Zeit erübrigen können.

Wenn Sie bislang sehr desorganisiert waren, planen Sie jedoch besser in den ersten ein, zwei Wochen täglich mindestens eine halbe Stunde für diese Arbeiten ein.

3. Gründlichkeit schlägt Schnelligkeit

Starten Sie langsam, und legen Sie Wert auf Qualität, nicht auf Schnelligkeit. Versuchen Sie, diesen einen Bereich, dem Sie sich gerade widmen, wirklich zufrieden stellend und von Grund auf neu zu organisieren. Das heißt auch: Ignorieren Sie ganz bewusst andere „Baustellen“, wenn Sie darauf stoßen.

4. Das Prioritäten-Prinzip: Nehmen Sie die Aufgabe ernst

Sehen Sie Ihr Aufräum-Vorhaben als A-Aufgabe mit hoher Priorität an, und gehen Sie mit Selbstbewusstsein an die Sache heran. Sagen Sie sich:

„Hier und jetzt erledige ich etwas, das sicherstellt, dass ich zukünftig unter optimalen Bedingungen arbeite. Meine übergeordneten Ziele dabei sind also:

- den Kopf frei bekommen,
- verringerte Suchzeiten,
- glattere Arbeitsabläufe,
- höhere Effektivität und
- höhere Effektivität und

5. Effekte statt Kosmetik: Nicht nur ordnen, sondern ausmisten!

Begehen Sie nicht den Fehler, nur „Ordnung zu schaffen“ (= vorhandene Gegenstände sauber anzuordnen), statt aufzuräumen (= gründlich auszumisten). Ordnung allein hält maximal ein paar Tage und bringt keine wirkliche Erleichterung.

Nehmen Sie das Beispiel einer Schublade, in der sich so allerhand angesammelt hat: Wenn Sie hier den Inhalt nur hübsch nebeneinander legen bzw. bei Überfüllung übereinander stapeln, haben Sie den alten Zustand ganz schnell wiederhergestellt. Das heißt:

Misten Sie systematisch aus (alles, was Sie nicht wirklich in Gebrauch haben bzw. was beschädigt oder unpraktisch ist),
- lagern Sie um (alles was nicht exakt an diesem Ort sein muss) und
optimieren Sie (bei Schubladen beispielsweise Unterteilungen einrichten, damit der Inhalt nicht immer durcheinander rutscht).

6. Direkt-Prinzip: Nehmen Sie Optimierungen sofort vor

Wenn Sie im Verlauf Ihrer Aufräumarbeiten feststellen, dass beispielsweise Ihre Briefkörbe auch nach dem Putzen nicht durchsichtig sind (was sie früher mal waren) oder schwenkbare Stapelkörbe Ihnen viel Platz auf dem Schreibtisch schenken würden, dann besorgen Sie sich neue – die Investition lohnt sich!

Jede sichtbare Optimierung demonstriert Ihnen den Sinn Ihrer Aufräumaktion und sorgt dafür, dass Sie nicht auf halber Strecke die Lust verlieren („Das schaffe ich ja ohnehin nie!“) und aufgeben.

7. Feiern Sie das Erreichen von Zwischenzielen

Unter gleichen Motivationsgesichtspunkten gilt: Gönnen Sie sich eine Belohnung für jeden erledigten Teilbereich. Genießen Sie die Zuversicht, bei Ihren weiteren Schritten ebenso erfolgreich zu sein.

(Quelle: www.simplify.de, die Internetseite für Ihre Vereinfachung)